El acta de acuerdo es el anexo 3 del PIAR: el documento en el que la institución, la familia y el estudiante se comprometen con los ajustes definidos. Es lo que convierte el PIAR en un compromiso y no en un informe. Esta guía explica qué debe contener, quién la firma y cómo redactar compromisos que se puedan cumplir y verificar.
Qué es el acta de acuerdo
El Decreto 1421 de 2017 prevé que el PIAR se complemente con un acta de acuerdo entre la institución educativa y la familia, en la que se consignan los compromisos de cada parte para garantizar los ajustes razonables. Forma parte de la historia escolar del estudiante y se revisa cuando se actualiza el PIAR.
Qué debe contener
- Datos del estudiante y de la institución, y la fecha.
- Los ajustes razonables acordados, o la referencia a ellos en el anexo 2.
- Compromisos de la institución: docentes de aula, docente de apoyo, directivos.
- Compromisos de la familia.
- Compromisos del estudiante, adecuados a su edad.
- Cómo y cuándo se hará el seguimiento.
- Firmas de los participantes.
Cómo redactar compromisos que se cumplan
Un compromiso útil dice quién hace qué y cada cuánto. Compare:
| Vago | Verificable |
|---|---|
| «La familia apoyará en casa.» | «La familia revisará con el estudiante la agenda escolar tres noches por semana y firmará la hoja de tareas.» |
| «Los docentes harán ajustes.» | «Los docentes de matemáticas y lenguaje entregarán las guías divididas en bloques cortos y leerán en voz alta los enunciados de las evaluaciones.» |
| «El estudiante se esforzará.» | «El estudiante usará la lista de pasos pegada en su cuaderno y pedirá la señal acordada cuando necesite una pausa.» |
Quién firma
Firman los representantes de la institución que asumen compromisos (docentes, docente de apoyo, directivo), la familia o acudiente y, cuando es posible, el estudiante. Si la familia no está de acuerdo con algún punto, lo adecuado es dejar constancia y buscar el acuerdo, no omitir el acta.
Estructura sugerida del acta
El formato del Ministerio trae su propio anexo 3. Si su institución lo adapta, conviene que no le falte ninguno de estos bloques:
| Bloque | Contenido |
|---|---|
| Encabezado | Institución, sede, fecha, lugar, año lectivo. |
| Estudiante | Nombre, documento, grado, grupo. |
| Participantes | Nombre y rol de quienes asisten: docentes, docente de apoyo, directivo, familia, estudiante. |
| Resumen de ajustes | Los ajustes razonables acordados por área, o la referencia al anexo 2. |
| Compromisos de la institución | Qué hará cada docente o área, con frecuencia. |
| Compromisos de la familia | Acciones concretas en casa y de comunicación con el colegio. |
| Compromisos del estudiante | Pocos, claros y adecuados a su edad. |
| Seguimiento | Cuándo y cómo se revisará: fechas o periodos, y quién convoca. |
| Observaciones | Desacuerdos, aclaraciones o acuerdos especiales. |
| Firmas | De todos los participantes. |
Banco de compromisos verificables
Compromisos de la institución
- «El docente de matemáticas entregará las guías divididas en bloques de tres ejercicios durante todo el año.»
- «Los docentes del grado publicarán las fechas de entrega en un calendario compartido y no programarán más de dos evaluaciones el mismo día.»
- «En las evaluaciones escritas se leerán los enunciados en voz alta y se concederán 15 minutos adicionales.»
- «La coordinación garantizará que las clases de laboratorio se programen en un aula del primer piso.»
- «El director de grupo enviará un informe breve a la familia cada mes por la agenda o el medio acordado.»
- «Orientación escolar realizará una sesión con el grupo sobre convivencia y respeto a la diferencia en el primer periodo.»
Compromisos de la familia
- «Revisar la agenda escolar tres noches por semana y firmarla.»
- «Informar al director de grupo cualquier cambio de medicación o de horario de terapias.»
- «Asistir a las reuniones de seguimiento de cada periodo.»
- «Garantizar que el estudiante lleve sus gafas o audífonos todos los días.»
- «Acompañar 20 minutos diarios de lectura en casa con el material que envíe el colegio.»
Compromisos del estudiante (adaptados a la edad)
- Preescolar: «Mirar la imagen de la rutina cuando cambia la actividad.»
- Primaria: «Usar la lista de pasos pegada en el cuaderno y pedir ayuda con la tarjeta acordada.»
- Secundaria: «Anotar las fechas de entrega en el calendario y avisar al docente si no entendió una instrucción.»
Cómo preparar y conducir la reunión del acta
- Antes: tenga el PIAR redactado y envíe a la familia un resumen de los ajustes propuestos con unos días de anticipación.
- Al empezar: presente a los participantes y explique para qué es el acta: comprometer a todos, no evaluar al estudiante.
- Durante: comience por las fortalezas del estudiante; luego las barreras y los ajustes; por último, los compromisos de cada parte.
- Escuche a la familia: lo que funciona en casa suele dar ideas de ajustes.
- Cierre: lea los compromisos en voz alta, acuerde la fecha del primer seguimiento y firmen.
- Después: entregue copia a la familia y archive el acta con el PIAR.
Errores frecuentes en el acta de acuerdo
| Error | Consecuencia | Mejor así |
|---|---|---|
| Compromisos solo para la familia | El colegio no se compromete a nada verificable. | Primero los compromisos de la institución. |
| Firmar el acta sin leerla con la familia | La familia no sabe qué se acordó. | Leer y explicar cada compromiso. |
| Compromisos imposibles | Se incumplen y el acta pierde valor. | Pocos compromisos, realistas y medibles. |
| Sin fecha de seguimiento | Nadie vuelve a revisarla. | Fijar periodo y responsable de convocar. |
| Lenguaje técnico | La familia no lo entiende. | Frases cortas, sin siglas. |
Lista de chequeo del acta
- ¿Están los datos del estudiante, la institución y la fecha?
- ¿Participaron los docentes de las áreas con ajustes?
- ¿Cada compromiso dice quién, qué y cada cuánto?
- ¿Hay compromisos de institución, familia y estudiante?
- ¿Está fijado cómo y cuándo se hará el seguimiento?
- ¿Se registraron los desacuerdos, si los hubo?
- ¿Firmaron todos y la familia recibió copia?
Ejemplo de acta diligenciada
Estudiante: Samuel, sexto grado, con barreras en la organización del trabajo y en evaluaciones escritas extensas.
| Parte | Compromiso | Frecuencia | Cómo se verifica |
|---|---|---|---|
| Docentes del grado | Registrar las fechas de entrega en el calendario compartido del grado. | Semanal | Calendario actualizado. |
| Docente de matemáticas | Dividir las evaluaciones en dos momentos cuando superen 45 minutos. | En cada evaluación | Registro en la planilla del docente. |
| Docente de lenguaje | Entregar guía de lectura por capítulos. | Por cada obra | Guías en el cuaderno del estudiante. |
| Director de grupo | Revisar la agenda con Samuel los lunes y enviar nota a la familia. | Semanal | Agenda firmada. |
| Familia | Revisar y firmar la agenda; organizar con Samuel un horario de tareas. | Tres veces por semana | Firma en la agenda. |
| Samuel | Anotar las tareas en la agenda y preguntar si no entendió una instrucción. | Diario | Agenda al día. |
Seguimiento acordado: al cierre de cada periodo, convocado por el director de grupo, con la familia y los docentes de matemáticas y lenguaje.
El acta como garantía para la familia
El acta también protege a la familia: deja por escrito lo que la institución se comprometió a hacer. Si un ajuste acordado no se aplica, el acta es la base para pedir su cumplimiento, primero en el seguimiento con la institución y, si hace falta, ante la secretaría de educación. Por eso conviene que los compromisos de la institución estén escritos con la misma claridad que los de la familia.
Cuándo hacer un acta nueva
- Al actualizar el PIAR cada año lectivo.
- Cuando el seguimiento lleva a cambiar ajustes importantes.
- Cuando cambian los docentes responsables o la situación del estudiante (nuevo diagnóstico, cambio de sede, cambio en la familia).
Casos frecuentes y cómo resolverlos
La familia no asiste a la reunión
Deje constancia de la convocatoria (fecha, medio, quién convocó) y busque otra vía: una llamada, una visita en otro horario o una reunión corta a la salida. Los ajustes se aplican igual desde el primer día: el acta formaliza el acuerdo, pero la ausencia de la familia no suspende los apoyos del estudiante.
La familia pide ajustes que el colegio no puede garantizar
Explique qué es razonable en el aula y qué depende de otras entidades (por ejemplo, terapias del sector salud). Registre la solicitud en observaciones y acuerde lo que sí es viable. Lo razonable se define por la pertinencia del ajuste y por los recursos disponibles, no por la comodidad de la institución.
Un docente no está de acuerdo con un ajuste
Revise con él la barrera que motivó el ajuste: muchas veces el desacuerdo es sobre la forma, no sobre el fondo, y hay otra manera de lograr lo mismo en su clase. El acuerdo final queda en el acta con el docente como responsable.
El estudiante cambia de colegio a mitad de año
Entregue a la familia copia del PIAR, del acta y del seguimiento. El nuevo colegio tiene su propio plazo para elaborar el PIAR, y esta información le permite no empezar de cero.
Revisión del acta
El acta no es inmutable: se revisa en el seguimiento del PIAR y al actualizarlo cada año. Si un compromiso no se está cumpliendo, el seguimiento es el momento de ajustarlo.
El acta en PIAR 360
En PIAR 360 el paso 7 recoge los compromisos de cada parte; el asistente propone compromisos concretos a partir de los ajustes definidos, y el acta sale impresa dentro del PIAR en Word o PDF, lista para firmar.
Preguntas frecuentes
¿El acta de acuerdo es obligatoria?
El Decreto 1421 de 2017 prevé que el PIAR se complemente con un acta de acuerdo entre la institución y la familia; es el anexo 3 del formato.
¿Qué pasa si la familia no está de acuerdo?
Se deja constancia de los puntos en desacuerdo y se busca el acuerdo; no se omite el acta.
¿Se puede modificar el acta durante el año?
Sí. Se revisa en el seguimiento y se actualiza con el PIAR cada año.
¿Quién debe convocar la reunión del acta?
La institución, normalmente a través del director de grupo, coordinación u orientación, con el docente de apoyo si lo hay.
¿El estudiante debe firmar?
Cuando su edad y posibilidades lo permiten, sí: sus compromisos también forman parte del acuerdo.
¿Cuántos compromisos debe tener el acta?
Pocos y verificables. Es mejor cinco compromisos que se cumplen que veinte que nadie revisa.
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